ĐỐNG LỘN XỘN

ĐỐNG LỘN XỘN

Tác giả: Kerry Gleeson

Trích: Lụt Việc Phải Làm Sao; NXB Thời Đại.

---o0o---

Thủ phạm đầu tiên là giấy tờ. Chuyện gì sẽ xảy ra với ý tưởng về một văn phòng không có giấy tờ? Có một thời, người ta cho rằng công nghệ sẽ sản sinh ra một văn phòng không có đống giấy tờ lộn xộn vì mọi thứ đều ở dạng điện tử. Điều đó có thể sẽ xảy ra, nhưng hiện tại vẫn chưa xảy ra. Máy tính chỉ in thêm nhiều giấy tờ hơn mức chúng ta có thể bỏ đi, và máy photocopy lại sao chụp giấy tờ rất hiệu quả. Trên thực tế, lượng giấy tờ có lẽ còn nhiều hơn cả trước đây.

Thư điện tử thậm chí còn có thể kinh khủng hơn cả đống giấy tờ. Dù thư điện tử là một phát minh tuyệt vời, nó lại tạo ra một đống hỗn độn dữ liệu điện tử. Giờ bạn có thể gửi một thông báo cho 150 người chỉ với một lần nhấn phím. Một số người có thể nhận được 200 bức thư một ngày. Bạn có thể tưởng tượng được không? Hoặc có lẽ, bạn còn không cần phải tưởng tượng.

Rồi còn cả những đồ lặt vặt nữa. Một anh chàng vừa mới dọn tủ quần áo của anh ta. Vợ anh ta bắt anh ta phải dọn, vì cô ấy nghi ngờ chuột đã làm tổ trong đó. Văn phòng cũng giống như tủ quần áo – nơi chúng ta tích rất nhiều thứ. Hai vợ chồng người đàn ông vừa kể đã chuyển sang căn nhà mới ở bên kia đường cùng với toàn bộ đồ đạc trong nhà. Phần lớn những gì họ chuyển đi đều là những thứ họ đã giữ hàng tháng, thậm chí hàng năm trời, với ý nghĩ một ngày nào đó họ sẽ cần đến chúng. Và họ đóng gói tất cả những thứ đó vào chiếc tủ đựng đồ trong ngôi nhà mới của họ và lại vứt nó ở đó nhiều tháng liền.

Chúng ta cười những câu chuyện như vậy, nhưng chúng lại phản ánh đúng hành vi thông thường. Hầu hết mọi người đều nghĩ có thể họ sẽ cần đến tất cả những thứ mà họ giữ. Mọi người đều giữ cho mình những tờ tạp chí Địa lý quốc gia, nhưng chẳng ai buồn giở lại chúng một lần. Vậy thì giữ để làm gì? Sao lại phải giữ chúng ngăn nắp, gọn gàng? Thế cũng giống như một người lính thích mang xe tăng vào chiến trường, nhưng đó là điều không thể. Một lúc nào đó, bạn sẽ phải nhìn nhận một cách thực tế những thứ bạn đang mang theo bên mình, và phải chắc chắn bạn chỉ mang theo những thứ thực sự cần thiết. Nếu không, hãy bỏ chúng đi!

Sự lộn xộn thể hiện cách con người tiếp cận công việc và cuộc sống. Nó cho biết đôi chút về những người đó – có thể cả suy nghĩ của họ cũng lộn xộn nữa. Nhiều người biện hộ cho sự lộn xộn bằng cách nói rằng nó nuôi dưỡng suy nghĩ và phụ trợ cho quá trình sáng tạo. Những người khác tin rằng những người làm công việc sáng tạo hoặc liên quan tới nghệ thuật sinh ra đã (lộn xộn, bừa bãi) như vậy rồi. Một người đồng nghiệp của tôi từng kể một câu chuyện rất thú vị. Cô ấy miêu tả lần đầu tiên tới thăm nhà của một nghệ sĩ nổi tiếng ở New York. Trước khi đến, cô ấy đã tưởng tượng trong đầu nhà của một nghệ sĩ thực sự trông như thế nào: kỳ quái, cực kỳ lộn xộn, tranh vẽ chất đầy các góc, phòng tranh toàn những thứ kích thích trí sáng tạo.

Nhưng khi bước chân vào nhà người nghệ sĩ đó và nhìn qua một lượt, cô thấy căn nhà rất gọn gàng và sạch sẽ. Cô ấy đã nghĩ có lẽ ông ta đã dọn dẹp lại vì biết sắp đón khách, nhưng tối hôm đó, khi vào phòng tranh, cô thấy phòng tranh cũng ngăn nắp đến hoàn hảo. Tất cả các cây chổi vẽ đều được sắp xếp theo thứ tự, các hộp màu đều được dán nhãn và được xếp hàng ngay ngắn. Cô gần như không thể tin điều mình đang nhìn thấy – nó ngược hoàn toàn với những gì cô nghĩ về cách làm việc của một người nghệ sĩ.

Khi cô hỏi người nghệ sĩ về sự ngăn nắp, gọn gàng của ông, ông nói đã học được điều đó ở trường đại học, khi ông theo học mỹ thuật. Ông đã được dạy cách giữ dụng cụ theo trật tự làm việc. Ông biết chổi vẽ sẽ bị hỏng nếu không được rửa sạch sau mỗi lần sử dụng. Ông dán nhãn ghi tên cho tất cả các loại màu vẽ vì nếu không ghi, ông biết mình sẽ quên các loại màu ông đã pha.

Nếu bạn muốn hoạt động hiệu quả, giống như người nghệ sĩ này, bạn cần phải tổ chức, sắp xếp mọi việc.

Hoạt động trong môi trường gọn gàng thì đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều. Trong cuốn sách Sự hỗn độn hoàn hảo (A perfect mess), hai tác giả Eric Abrahamson và David H. Freedman đã nói “những người, những thể chế và những hệ thống vô tổ chức vừa phải thường lại hiệu quả, sôi nổi, sáng tạo và nhìn chung là năng suất hơn so với những người, những thể chế và những hệ thống có tổ chức cực kỳ chặt chẽ.” Tôi cho rằng từ quan trọng nhất ở đây là “vừa phải”. Khi đề cập đến đống hỗn độn, mục tiêu là phải loại bỏ sự lộn xộn không cần thiết khiến bạn sao nhãng và ngăn bạn nhanh chóng hành động khi cần thiết. Mục tiêu không phải là “một” bàn làm việc “sạch bong”. Nếu những thứ linh tinh, vớ vẩn ở văn phòng truyền cảm hứng cho bạn, thì bằng mọi cách hãy giữ chúng lại. Nhưng công việc cứ chồng đống lên nhau để rồi biến mất hút, hay khiến bạn nhớ tới những việc bạn sẽ không làm, thì chắc chắn không thể là một nguồn cảm hứng. Lời khuyên của tôi là hãy tránh hai thái cực ở cả hai hướng.

CTV:Minh Hoàng